La importancia del protocolo

El protocolo como concepto

Cuando yo comencé en la profesión por los años 1986 las personas que intentaban desvelar el secreto que encierra la palabra “protocolo” pronunciaban acepciones muy diferentes y sobre todo lejos de la realidad.

Unos creían que trataba de mesas y banquetes; otros veían a los profesionales-en aquella época éramos muy pocos- de cóctel en cóctel, con una copa o vaso acariciados con una servilleta de papel para no humedecer las manos. Nadie conocía el verdadero significado e importancia del protocolo.

Los altos cargos nos miraban como bichos raros sin saber exactamente qué es lo que realmente hacíamos. Los compañeros nos envidiaban: siempre estábamos en todos los “saraos”. Menudo “chollo” de trabajo.

Lo que nadie sabía es que existían reales decretos, leyes, usos y costumbres, etc., que debían cumplirse para el buen funcionamiento de cualquier acto o evento y lo más importante, aún, que era conocer cómo aplicar dicha normativa. El protocolo era la mano amiga que indicaba el puesto y protagonismo que debían tener las personas e instituciones y el que asumía la responsabilidad de la organización de todos los actos y eventos de la sociedad. Una responsabilidad nada fácil.

Los altos cargos que nos miraban con recelo pronto comenzaron a entender cuál era nuestra función. En el momento, por ejemplo, que asistían a actos y se les obviaba en el protocolo hiriendo su imagen y la de su institución o cuando recibían a una delegación extranjera y, al no contar con un responsable de protocolo, el acto era un estrepitoso fracaso afectando al éxito de las negociaciones y por ende de sus ventas o política; entonces y sólo entonces comprendieron que eso del “protocolo” era de suma importancia.

La importancia del detalle

La organización de cualquier acto o evento no es un trabajo sencillo. Si hay autoridades requiere de una serie de pasos a seguir que están consensuados por todos en las normativas legales. Cada autoridad, bien sea oficial o del sector privado, tiene un puesto en el acto y ese puesto no sólo simboliza a ella sino, también, a la institución que representa. La mesa de presidencia; el turno de intervenciones; los recibimientos; los puestos de los invitados; la coordinación con los departamentos de seguridad y comunicación; las invitaciones y sus confirmaciones; inauguraciones; Libros de Honor; regalos; reuniones; atención a visitas; la etiqueta; hoteles; medios de transporte; almuerzos; cenas; congresos; seminarios; negociaciones; presupuestos; programas y un largo etcétera es responsabilidad de protocolo que también es el departamento competente de la organización del acto o evento.

Hoy en día, no hay grandes multinacionales, empresas, fundaciones, asociaciones, ministerios, ayuntamientos, diputaciones, comunidades autónomas, corporaciones, clubs y federaciones en ámbito del deporte, etc., que no cuenten con un departamento de protocolo y relaciones institucionales. Son imprescindibles dentro de la política de la  imagen, comunicación y reputación  de cualquier institución.

Cuando las empresas e instituciones organizan eventos no sólo su contenido afecta a su imagen sino, igualmente, el éxito de su organización. Con frecuencia conocemos en medios de comunicación noticias relacionadas con eventos que han tenido una pésima organización provocando esto consecuencias muy negativas para la reputación de los organizadores: falta de aforo, fallos en la megafonía, duplicación de invitaciones, caos o desplantes protocolarios a autoridades. Sin olvidarnos de, tristes y muy dolorosas, consecuencias más trágicas.

La marca personal

Vivimos en una sociedad dónde la marca personal y profesional es cada vez más importante. Es lo que se ha venido a llamar en mercadotecnia: “branding”.

Saber comportarnos en sociedad y conocer una serie de reglas mejora nuestra imagen y reputación tanto en nuestro entorno más íntimo como profesional.

Las multinacionales y diferentes empresas no pueden escapar a un mundo globalizado dónde sus clientes ya no son de su propio entorno sino de todas las partes del globo terráqueo. Conocer las normas protocolarias (usos y costumbres) de las diferentes culturas es clave a la hora de concretar negocios con éxito. Cometer una ofensa a los principios más sagrados de cualquier persona o institución causará una imagen tan negativa que será difícil de subsanar y cuyas consecuencias no sólo incidirán personal o profesionalmente sino, también, en la cuenta de resultados.

Es por lo que soy un firme convencido que tener una sólida preparación en protocolo y relaciones institucionales es clave a la hora del éxito personal y profesional. Sinceramente, creo que aunque, independientemente, sea una profesión demandaba, con un amplio campo de posibilidades laborales, debería ser un complemento básico para todo profesional.

 

Fernando Fernández Protocolo

 
Fernando Fernández

Director del Máster en Protocolo y Relaciones Institucionales en el ISEP/CEU